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Das Beste aus 2 Welten
Case Study. ELO 4 PLATO

PLATO und ELO ECM Suite

Ausgangslage

Die ALL CONSULTING AG implementiert seit 1986 erfolgreich ERP-Gesamtlösungen mit Abacus Business Software sowie unterschiedliche Business und Management Services mit eigenen Software-Plattformen wie PLATO, rethink!meeting, ALL Cube Business und viele weitere. Mit Standorten in St. Gallen, Brüttisellen ZH, Rothenburg und Bern ist die ALL Consulting AG Ihr regionaler Partner.

Die gemeinsamen Ziele der ALL Consulting AG und Optive AG, Kunden auf dem Weg zur Digitalen Büroorganisation zu begleiten, brachte uns zu dem Entscheid, die langjährige Partnerschaft zu intensivieren und die Schnittstelle zwischen PLATO und ELO zu erweitern, um noch effizienteres Arbeiten gewährleisten zu können.

Herausforderungen

Trotz innovativerer Softwarelösungen und neuer Technologien bleibt das Treuhand- und Anwaltswesen immer noch sehr Papier-lastig. Zudem werden durch die ansteigenden Anforderungen und Erwartungen immer mehr Tools in der Unternehmung benötigt, welche wiederum wahlweise in einer Filestruktur Ihre Daten ablegen.

Und als wäre dies nicht schon genug kommen weitere gesetzliche Vorschriften dazu, welche es erschweren, die Compliance zu gewährleisten und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Lösung

PLATO wird als führendes System für die Pflege der Stammdaten sowie die Erfassung der getätigten Leistungen verwendet. Als paralleles System wird ELO eingesetzt, um einerseits über die bidirektionale Schnittstelle sämtliche Dossier der Firmen, Klienten etc. ins ELO gesetztes konform und revisionssicher zu archivieren, andererseits aber auch um weitere Dokumente, welche nicht über PLATO erfasst werden, direkt in ELO zu archivieren.

Durch die neue Schnittstelle werden auch diese Dokumente an PLATO weitergeleitet sowie auch sämtliche Änderungen, welche gemacht werden auf Seiten PLATO und ELO.

Dank der neuen Lösung mit der bidirektionalen Schnittstelle können wir gewährleisten, dass der Datenbestand auf Seiten PLATO sowie ELO jederzeit identisch ist, egal mit welchem System gearbeitet wird.

Mit diesem Paket PLATO und ELO können wir eine saubere, integrierte Lösung anbieten, mit welcher eine Effizienzsteigerung und Transparenz erreicht wird und durch die Einhaltung der Compliance auch weitere Vorteile mit sich bringt, wie die Entsorgung der physischen Dokumente.

Highlights

1. Revisionssichere Ablage sämtlicher Dokumente

Mit ELOprofessional an der Seite von PLATO ist gewährleistet, dass sämtliche Dokumente der geführten Firmen, Klienten, Projekte und deren Unterstrukturen auf der gesetzeskonformen und revisionssicheren Datenbank von ELO liegen.

2. Strukturänderungen in PLATO

Dank der Schnittstelle ELO 4 PLATO werden sämtliche Strukturänderungen, welche in PLATO durchgeführt werden, neu auch direkt in der Archivstruktur von ELO angepasst. Somit sind beide Systeme jederzeit synchron und auf dem neusten Stand.

3. Voller ECM Suite Funktionsumfang

Dank der neuen Schnittstelle ELO 4 PLATO stehen nun sämtliche Funktionen der ELO ECM Suite zur Verfügung, sprich Archivierung, Dokumentenmanagement (DMS), Workflow, eine Volltextsuche auf Seiten PLATO und ELO, Erinnerungsfunktionen, Checklisten z.B. für die Pendenzenverwaltung und vieles mehr.

4. Digitaler Posteingang in ELO und PLATO

Ob man nun mit PLATO oder ELO arbeitet, als weiteres Highlight kann der elektronische Posteingang sowie auch die Postverteilung neu ebenfalls über beide Systeme geregelt werden. Dies gibt die Möglichkeit den Posteingang zentral sowie dezentral durchzuführen.

5. Bidirektionales Dokumentenhandling

Dank der bidirektionalen Schnittstelle zwischen PLATO und ELO können neu auch Dokumente direkt in ELO abgelegt werden, welche dann über die Schnittstelle an PLATO ins jeweilige Dossier synchronisiert werden. Dies betrifft auch Änderungen und Verschiebungen von Dokumenten, welche nahtlos übermittelt werden.

Sie wollen Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren?
Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Selbstverständlich unterstützen wir auch Sie gerne, wenn Sie mit digitalem Dokumentenmanagement (DMS/ECM/EIM) Vollgas geben möchten.

Optive AG

Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS), der Archivierung und der Workflow-Optimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support.

Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

«Mit der neuen bidirektionalen Schnittstelle können wir das Beste aus 2 Welten miteinander verknüpfen.»

Marcel Rüegg, Head of Software Solutions, Partner
ALL CONSULTING AG

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