Setzen Sie auf das DMS/Dokumentenmanagement
Die Arbeitswelt ist komplex und am PC türmen sich die virtuellen Papierstapel auf. E-Mails wollen beantwortet und Anhänge nach den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden. Hinzu kommen team- und firmeninterne Gespräche und Rechnungen, Briefe, Tabellen, Skizzen etc. Damit all diese Dokumente sicher und effizient verwaltet werden, gibt es das DMS/Dokumentenmanagement.
Was bedeutet DMS/Dokumentenmanagement?
Über die Bezeichnung DMS/Dokumentenmanagement wird man im ersten Moment vielleicht stolpern. Was sperrig klingt, ist eine moderne Lösung für den beständig wachsenden Verwaltungsaufwand in Unternehmen. DMS steht als Kürzel für Dokumenten-Management-System. Das Dokumentenmanagement läuft dabei Software-gestützt ab. Die Nutzer benötigen neben einem PC passende Verwaltungsprogramme und Kenntnisse für den täglichen Umgang damit.
Wie arbeitet das DMS/Dokumentenmanagement?
Egal ob Textdokumente, Zeichnungen, Belege oder E-Mails, ein DMS/Dokumentenmanagement integriert alle Informationen in ein zentral verwaltbares Archiv. Da dieses digital vorliegt, ist es mit den entsprechenden Zugangsberechtigungen unternehmensweit abrufbar. Dokumente können gesucht, abgerufen und bearbeitet werden. Das ermöglicht ein effizientes Handling völlig unabhängig von der Grösse des Archivs. Insofern es Papierdokumente gibt, werden diese durch einen Scanner digitalisiert und in entsprechenden Formaten gespeichert. Dabei werden die nun digitalen Dokumente in das DMS/Dokumentenmanagement eingefügt, passend verknüpft und sind von diesem Moment an ein Teil des Archivs. Alle Dokumente in der Datenbank können für einen optimalen Workflow herangezogen werden. Verknüpfungen erleichtern das Erarbeiten von Themenzusammenhängen, eine Historie macht die abgelaufenen Arbeitsschritte transparent und bei Bedarf können Dokumente sowohl manuell als auch automatisch an externe Adressen verschickt werden. Damit wird dank DMS/Dokumentenmanagement der Lebenszyklus einer Information gestaltet und überwacht.
Jedes Unternehmen profitiert vom DMS/Dokumentenmanagement
Ein Software-basiertes DMS/Dokumentenmanagement für Unternehmen zu wählen, bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Die Anwender erhalten einen auf ihren Status zugeschnittenen Zugriff auf Dokumente. Das ermöglicht ein schnelles und dennoch selektives Arbeiten mit Unternehmensdaten. Die zuverlässige Verwaltung reduziert die Gefahr für den Dokumentenverlust und steigert insgesamt die Produktivität. Der enorme Platzbedarf, den physische Dokumente mit sich bringen, ist dank Digitalisierung von nun an Geschichte. Gemeinsam mit raumhohen Aktenschränken fallen zeitintensive Ablageaufgaben für Mitarbeiter weg. Ihre Arbeitskraft kann endlich deutlich produktiver eingesetzt werden. Insgesamt steigt durch ein konsequent genutztes DMS/Dokumentenmanagement das systemweite Qualitätsmanagement.
Das richtige DMS/Dokumentenmanagement für Sie
ELO ist als kommerzielle Software branchenübergreifend in vielen Unternehmen im Einsatz. Vom aufstrebenden Unternehmer im Einzelhandel über selbstständige Ärzte bis hin zu weltweit agierenden Firmen nutzen Betriebe ELO für ihr DMS/Dokumentenmanagement. Hinter den drei Buchstaben verbirgt sich der Elektronische Leitzordner, was eine Hommage an Louis Leitz ist. Er revolutionierte einst die papierbasierte Verwaltung und ELO baut darauf auf, indem das digitale Ablagesystem die Grundideen übernimmt. Damit jede Unternehmensgrösse die passende ELO-Software findet, gibt es passend zugeschnittene Ausführungen: ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise.
Alle Software-Lösungen samt einer persönlichen Beratung finden Sie bei der Optive AG. Entscheiden Sie sich für eine Software des DMS/Dokumentenmanagement, helfen Ihnen unsere Mitarbeiter jederzeit bei der Installation und sind darüber hinaus bei späteren Fragen und Problemen mit einem freundlichen Support zur Stelle. Sie erhalten nicht nur durch E-Mails und Telefongespräche schnelle Hilfe, sondern auch dank Online- und Remote-Support sowie durch intensive Schulungsangebote.