Neuregelung der gesetzliche Archivierungspflicht von Geschäftsunterlagen seit 01.01.2013

Ausgangsvorschriften sind Art. 957 ff OR sowie die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV). Mit der Verordnung über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung (VASR) wurde das Rechnungslegungsrecht neu geregelt, die Verordnung trat zum 01.01.2013 in Kraft. Mit der Verordnung wurde auch die GeBüV geändert.

Seit 2002 dürfen Bücher, Buchungsbelege und elektronische Korrespondenz auch elektronisch geführt und aufbewahrt werden.

Aufzubewahren ist alles, was nach Art und Umfang des Geschäftes nötig ist, um die Vermögenslage des Geschäftes und die mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen (Art. 957a OR).

Bislang war neben Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen, Geschäftsbericht und Revisionsbericht auch die gesamte Geschäftskorrespondenz aufzubewahren.

Ab 01.01.2013 ist nunmehr folgendes aufzubewahren:

  • Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht (Art. 958f OR)
  • Die Geschäftskorrespondenz ist nicht mehr aufzubewahren
  • Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre
  • Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.

Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Absatz 2 OR).

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit die darin zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle und Sachverhalte genau wiedergegeben werden und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können (Art. 957a Absatz 3 OR).

Das nähere wird in der GeBüV geregelt.

Aufbewahrung

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass es sich feststellen lässt. Sie sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren.

Verfügbarkeit

Aufbewahrung muss so erfolgen, dass die Informationen innerhalb einer angemessenen Frist eingesehen und geprüft werden können, notfalls auch ohne Hilfsmittel.

Organisation

Archivierte Informationen sind getrennt von aktuellen Informationen aufzubewahren und entsprechend zu bezeichnen. Klare Verantwortlichkeiten für die archivierten Informationen. Führung und Aufbewahrung sind in entsprechenden Arbeitsanweisungen zu dokumentieren.

Archiv

Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen.

Informationsträger

Zulässige Informationsträger sind
- unveränderbare Informationsträger (Papier, Bild, unveränderbare Datenträger wie WORM, CD-R, DVD-R
- veränderbare Informationsträger nur, wenn technische Verfahren zur Anwendung kommen, die die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. Signatur), den Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar machen (Zeitstempel) und bestehende weitere Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden (z.B. Zertifizierungsgesetz) und die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert werden und die entsprechenden Hilfsinformationen ebenfalls aufbewahrt werden (wie Protokolle und Log-Files).

Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen. Eine Übertragung der Informationen in andere Formate oder auf andere Informationsträger ist möglich, wenn die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden und die Übertragung protokolliert und das Protokoll aufbewahrt wird.

Martin Rechtsanwälte GmbH
Sibylle Brodkorb
Rechtsanwältin
www.martin-ra.ch

Stand: 01.04.2013

 
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