Schnell, effizient, glasklar.

Case Study. SwissStarFenster AG

Effiziente Arbeitsabläufe mit ELO und blue office® Auftragsbearbeitung

Verschaffen Sie sich den Durchblick

Die SwissStarFenster AG sorgt für Aussicht: Rund 15'000 speziell für den Schweizer Markt entwickelte Kunststofffenster werden pro Jahr im eigenen Werk hergestellt und ausgeliefert. Mit einem neu entwickelten Aluminiumfenster mit aussergewöhnlichen Dämmwerten setzt SwissStar in jüngster Zeit Massstäbe auf dem nationalen und internationalen Markt. Tradition und Innovation sichern gemeinsam 40 Arbeitsplätze am Produktionsstandort Schweiz.
Ein Besuch in der Werkhalle und in der Ausstellung in Niederbüren SG zeigt schnell, dass klare Sicht und Transparenz nicht nur für die Produkte, sondern für das ganze Unternehmen von Bedeutung sind. Modernste Maschinen in hellen Produktionsräumen, schlanke und straffe Arbeitsabläufe und klare Verantwortlichkeiten prägen das Bild. Das gilt heute auch für die Verkaufs- und Administrationsabteilung, wo noch vor wenigen Monaten effiziente Arbeitsabläufe in der Papierflut zu ersticken drohten.

Herausforderungen

Industrielle Produktion bedeutet trotz modernster Technologien immer noch jede Menge Papier. Dutzende von gedruckten Lieferscheinen und Rechnungen flattern jeden Tag mit dem Rohmaterial ins Haus, Laufzettel begleiten die Produktion, Projektdossiers und Visum-Mappen wandern oder irren durch den Betrieb. Eine digitalisierte Dokumentenverwaltung soll hier für schnellere und effizientere Prozesse sorgen und die bereits bestehende Auftragsbearbeitung blue office® selbständig mit Informationen und Dokumenten füttern.

Lösung

Optive verbindet ELO, die dazu passende Hardware und die bestehende Auftragsbearbeitung blue office® zu einer zeitgemässen Dokumenten- und Workflowmanagement-Lösung, die sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe der SwissStarFenster AG einfügt. Installation, Service und Schulung sind integrierter Bestandteil des Projekts und sorgen für eine rasche und reibungslose Umsetzung.

Highlights

Optimierter Kreditoren-Workflow

Unmittelbar nach dem Posteingang wird die Kreditorenrechnung eingescannt und erfasst. Informationen wie z.B. Zahlungsdaten und Zahlungsempfänger werden automatisch erkannt, die Ablage erfolgt ebenfalls automatisiert. Das Dokument wird durch die digitale Workflow-Steuerung elektronisch an unterschiedliche Stellen zur Visierung weitergeleitet und gelangt schliesslich in die Buchhaltung. Dort werden Kontierungsangaben ergänzt und zusammen mit der Zahlungsfreigabe an blue office® weitergeleitet.

Automatischer Abgleich von Lieferschein und Rechnung

Bei Lieferscheinen von Glaslieferanten werden Laufmeter, Quadratmeter, Gewicht und Auftragsnummer der Lieferung automatisch vom System erkannt und mit der entsprechenden Lieferantenrechnung verglichen. Die Aufteilung von Sammellieferungen, die mehrere Projekte oder Projektleiter betreffen, sowie das Handling von Grosspostenbestellungen ohne spezifische Auftrags- und Projektnummer sind problemlos möglich.

Neidisch auf die SwissStarFenster AG?
Dazu haben Sie keinen Grund.

Das Software-Paket aus blue office® und ELO ist ab sofort als integrierte KMU-Lösung von Optive erhältlich.

Optive AG

Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS), der Archivierung und der Workflowoptimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support.

Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

 

«Dank ELO und der integrierten Lösung von Optive sind unsere Prozesse schneller und effizienter geworden. Wir sehen nun auch in der Administration glasklar.»

Marcel Hug, Geschäftsführer SwissStarFenster AG

Schnell, effizient, glasklar.

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SwissStarFenster AG mit blueoffice

ELO sorgt dank direktem Datenaustausch mit der bestehenden Branchenlösung für einen optimierten Kreditoren-Workflow und gleicht Lieferscheine und Rechnungen automatisch ab. Eine integrierte Lösung für glasklare Sicht – auch in der Administration.

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