Spesenzettel goes Digital

Case Study. Aktiv Treuhand AG

Sage 50 und ELO Digital Office

Say goodbye to «Zätteliwirtschaft»

Für die Aktiv Treuhand AG in Sursee steht der Mensch im Mittelpunkt. Das mag für eine Branche, in der sonst Zahlen und Prozente bis weit hinter das Komma zählen, ungewöhnlich klingen – macht aber Sinn. Denn die Zeiten, in denen die Kundenbedürfnisse mit blossem «Zahläbiige» erfüllt werden konnten, sind längst vorbei. Auch für Finanzdienstleister sind die persönliche Beratung und die Entwicklung von individuellen Lösungen zum Erfolgsfaktor geworden.
Doch wer sich für Kunden Zeit nehmen will, braucht erst mal Zeit. Also müssen andere Dinge schneller erledigt werden, damit Kapazitäten für Beratung frei werden. Gemeinsam mit Optive hat die Aktiv Treuhand AG darum schon vor einigen Jahren erste Schritte Richtung Digital Office gemacht und in die Digitalisierung der bestehenden Arbeitsabläufe investiert. Die entwickelte Lösung ist bis heute laufend ausgebaut, angepasst und optimiert worden.

Herausforderungen

Trotz neuester Technologien und Software-Einsatz ist das Treuhandwesen an der Quelle immer noch eine Zettelwirtschaft. Am Anfang jeder Buchung stapeln sich Rechnungen und Gutschriftsanzeigen, Kontoauszüge und Spesenbelege. Hier gilt es, die Belege und Unterlagen früh zu digitalisieren, damit eine korrekte Verarbeitung und eine zukunftssichere Archivierung gewährleistet werden kann.

Lösung

Optive vereint Sage 50 und ELOprofessional zu einer integrierten Finanzlösung, welche die nahtlose Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von sämtlichen Belegarten ermöglicht. Jeder Rechnungsposten wird automatisch mit dem zugehörigen Dokument verknüpft. Bei einer späteren Buchprüfung genügt ein Klick auf eine Buchhaltungsposition und der zugehörige Beleg erscheint auf dem Bildschirm.

Highlights

Archivierung

Erst mal zum Scanner, bitte. Durch die integrierte Scan-Funktion ist die Digitalisierung der einzelnen Belege ohne Umwege und Softwarewechsel möglich. Durch eine benutzerfreundliche Verschlagwortungs-Funktion kann die zukunftssichere Archivierung bereits bei der Erfassung vorbereitet werden. Digitalisierte Belege können direkt in den Buchungsvorgang eingebunden werden.

Schnittstellen

Was digital kommt, bleibt digital. Durch die Schnittstelle zum E-Angebot der Luzerner Kantonalbank können elektronische Bankbelege direkt übernommen, in der ELOprofessional Datenbank erfasst und revisionssicher abgelegt werden. Im Falle einer Buchprüfung (Steuerprüfung) ist der Zugriff auf alle Daten jederzeit per Mausklick aus der Buchhaltung möglich.

Neidisch auf die Aktiv Treuhand AG?
Dazu haben Sie keinen Grund.

Das integrierte Software-Paket aus Sage 50 und ELO Digital Office ist ab sofort als
integrierte KMU-Treuhandlösung von Optive erhältlich.

Optive AG

Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS), der Archivierung und der Workflow-Optimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support.

Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

 

«Digital erfassen, bearbeiten und archivieren. So sparen wir Zeit, die wir für die individuelle Beratung unserer Kunden einsetzen können.»

Franz Felber, Aktiv Treuhand AG

«Kompetent. Zuverlässig. Partnerschaftlich. Die Zusammenarbeit mit Optive hat uns neue Perspektiven eröffnet.»

Daniel Mächler, Aktiv Treuhand AG

Spesenzettel goes Digital.

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Aktiv Treuhand AG mit Sage 50

ELO und Sage vereinen sich zu einer integrierten Finanzlösung, die der «Zätteliwirtschaft» den Garaus macht. Digitalisierte Belege können direkt in den Buchungsvorgang eingebunden werden.

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